Fermeture temporaire de l’entreprise Solution Garnier Fermeture complète des bureaux Scénario préféré des cadres Fermeture complète de trois mois Description : Le premier scénario envisagé consiste en une fermeture complète des bureaux pendant trois mois, avec mise à pied des employés. Les travaux auraient lieu de la mi-avril à la mi-juillet. L’entreprise encouragerait fortement les salariés à prendre leurs vacances durant cette période. Elle les aiderait également dans leurs démarches pour avoir accès à l’assurance-chômage. Avantages : Les travaux pourront être exécutés rapidement sans que cela entraine une mise à pied prolongée des salariés. Plusieurs d’entre eux pourront prendre leurs vacances durant cette période et, par la suite, ils auront accès à l’assurance-chômage. Ce scénario ne nécessiterait pas, en outre, de réorganiser le mode de travail, et se révélerait relativement simple à gérer. Inconvénients : Cette solution mettrait fin à toutes les activités de l’entreprise pendant un peu plus de trois mois, si on compte la période où il faudra vider l’édifice de ses meubles, ainsi que la période de réinstallation dans les locaux rénovés. Ainsi, au moment où l’entreprise doit entreprendre des travaux dispendieux, elle se priverait de toute source de revenus. De plus, cette fermeture complète comporte aussi un autre risque, celui de perdre des clients au profit de compétiteurs. Il va sans dire que Solution Garnier, qui a connu une belle croissance depuis sa création, mettrait sa rentabilité sérieusement en danger. Travail à distance des employés Description : Ce deuxième scénario implique également une fermeture complète des bureaux, sans que l’entreprise cesse ses activités durant cette période. Solution Garnier devrait pour ce faire élaborer une formule de travail à distance pour les employés. Ces derniers se verraient prêter les ordinateurs portables qu’ils utilisent au travail, munis des logiciels spécialisés dont ils ont besoin pour travailler. Pour une période aussi courte, il est impensable que l’entreprise se dote d’une plateforme informatique sophistiquée ; il s’agirait plutôt de donner aux employés un accès au serveur de l’entreprise, pour qu’ils puissent y déposer des documents en toute sécurité. Les chefs d’équipe continueraient à superviser les salariés de leur équipe, mais le feraient par vidéoconférence. Solution Garnier devrait également louer des locaux pour y installer son administration et les directeurs des principaux Services, qui peuvent difficilement traiter des documents sensibles à la maison. Avantages : Contrairement au premier scénario envisagé, celui-ci n’implique pas un arrêt des activités commerciales de l’entreprise, qui sera en mesure de conserver ses clients et d’honorer ses contrats. De plus, cette solution véhiculerait sans doute un message plus positif puisqu’il n’y aurait pas de mises à pied. En effet, elle témoigne de la capacité de Solution Garnier à s’adapter. Inconvénients : Les inconvénients de ce scénario sont nombreux. D’abord, la location temporaire de locaux implique des couts relativement importants, qui s’ajoutent à ceux de la location d’un entrepôt servant à entreposer le mobilier et le matériel de bureau de Solution Garnier pour la durée des travaux. De plus, la communication entre membres de la direction, chefs d’équipe et salariés risque de s’avérer compliquée à gérer puisque cela ne fait pas partie des modes de travail habituels de l’entreprise. Malgré toute la confiance que la direction de Solution Garnier accorde à son équipe, il faut souligner que, dans ce contexte, les risques d’erreur sont plus importants. En effet, bien que chacun de ses employés soit expert dans son domaine, le manque de cohésion peut entrainer une absence d’uniformité dans la présentation et le traitement des documents des clients, ce qui pourrait porter atteinte à la réputation de l’entreprise. Par ailleurs, il faudra prévoir que le travail sera moins efficace qu’à l’habitude. Il faut une période d’adaptation pour qu’un employé qui travaille toujours au bureau, avec l’aide de ses collègues, sous la supervision de son chef d’équipe, produise un travail de la même qualité aussi rapidement de la maison. Ceux parmi les employés qui sont sujets à l’anxiété pourraient vivre davantage d’insécurité à cause des échanges et des rétroactions moins fréquents. Opter pour le travail à distance de manière temporaire, pour une entreprise de plus de 200 employés, peut en outre poser un risque pour la sécurité des documents confidentiels, risque qui serait en grande partie écarté par la création d’une plateforme informatique propre à l’entreprise. Cela dit, les couts reliés à la mise en place d’une telle plateforme sont trop importants pour une utilisation aussi courte. Des risques sont également reliés au bris d’équipement informatique, puisque les employés emporteraient leur ordinateur de travail à la maison pour toute la durée des travaux. Fermeture partielle des bureaux Mise à pied d’une partie des employés Description : Le troisième scénario envisagé implique une fermeture partielle des locaux. Les travaux seraient effectués étage par étage, ce qui permettrait à l’entreprise de poursuivre ses activités dans une partie de l’édifice. La durée estimée des travaux (huit mois) serait beaucoup plus longue que dans les deux scénarios précédents. Les travaux s’étaleraient du début avril à la fin novembre. Dans ce scénario, il y aurait tout de même fermeture complète des locaux durant deux semaines, au mois d’aout, le temps d’exécuter les travaux qui affecteront tout l’édifice. Certains employés devraient également être mis à pied. Moins de personnes seraient touchées que dans le premier scénario, mais elles le seraient sur une plus longue période. Les employés devraient obligatoirement prendre des vacances durant les deux semaines de fermeture complète de l’entreprise. Solution Garnier accompagnerait par ailleurs les employés touchés par les mises à pied dans leurs démarches pour obtenir de l’assurance-chômage. Avantages : Ce scénario n’exige pas une fermeture complète de l’entreprise, ce qui lui permet de répondre aux demandes de ses clients réguliers et de poursuivre les projets en cours, même si Solution Garnier n’aura pas la capacité de solliciter de nouveaux clients ni d’entreprendre de nouveaux projets ambitieux. Cette solution n’est pas compliquée à mettre en place, puisqu’elle ne requiert pas une réorganisation en profondeur du mode de travail. Inconvénients : Les activités de l’entreprise seraient affectées négativement par les travaux durant une longue période, et Solution Garnier risquerait de perdre des employés formés et compétents, qui chercheront peut-être du travail ailleurs pendant leur période de mise à pied. De plus, il implique des déménagements fréquents d’étage en étage à l’intérieur de l’édifice, au gré de l’avancement des travaux. Cela risque d’affecter l’efficacité du travail puisque des salariés devront être mobilisés pour orchestrer et effectuer les déménagements, mais cela contraindrait également l’entreprise à entreposer une partie de son mobilier dans certaines parties de l’édifice et de fonctionner avec le strict minimum pour réduire l’impact des déménagements successifs. De plus, ces déménagements fréquents augmenteraient potentiellement les risques de bris de matériel. Travail à distance pour les employés Description : Le dernier scénario étudié dans le cadre de ce rapport repose sur une fermeture partielle des bureaux de Solution Garnier. Ainsi, comme dans le cas du troisième scénario, les travaux s’étaleraient sur une période de huit mois, avec une fermeture complète des bureaux durant deux semaines. Les employés devraient obligatoirement prendre des vacances durant ces deux semaines. Cependant, il n’y aurait pas de mise à pied. Solution Garnier pourrait profiter de la situation pour innover et implanter une plateforme web qui rendrait possible le travail à distance pour les employés. Cependant, ces derniers travailleraient de la maison trois jours semaine et se présenteraient au bureau de Solution Garnier les deux jours restants. Ainsi, se mettrait en place une rotation qui ferait en sorte que jamais les employés ne seraient tous présents en même temps dans l’édifice en rénovation. Un horaire serait aménagé afin que les chefs d’équipe soient au bureau les mêmes jours que les employés sous leur supervision, afin qu’ils puissent leur donner de la rétroaction, et que tout le monde puisse se rencontrer et travailler ensemble. Avantages : Cette solution permettrait à Solution Garnier de maintenir ses activités, sans qu’elles soient autant affectées par les travaux que dans les scénarios 2 et 3. En effet, la difficulté à gérer les communications et le risque d’erreurs accru soulevés dans le scénario 2 ne poseraient pas problème dans ce cas-ci, puisque les employés travailleraient au bureau certains jours de la semaine, ce qui permettrait une meilleure cohésion. Cette solution envoie également un message positif, qui montre que Solution Garnier sait s’adapter au changement et relever les défis qui se présentent, sans devoir procéder à des mises à pied. De plus, la plateforme web développée pour les mois que dureraient les travaux pourrait devenir une structure permanente, qui favoriserait, à plus long terme, une organisation du travail plus flexible et ferait de Solution Garnier un employeur plus attrayant. Ainsi, l’entreprise se trouverait sans doute moins affectée par les inconvénients de travaux prolongés que dans le scénario 3. Inconvénients : Ce scénario implique, tout comme le scénario 3, des déménagements fréquents en fonction de l’avancement des travaux et l’entreposage d’une grande partie du mobilier dans d’autres parties de l’édifice. L’entreprise devrait donc se contenter du minimum durant toute la durée des travaux. De plus, le fait que les employés puissent apporter leurs outils de travail à la maison accroit le risque de bris de matériel informatique déjà soulevé plus haut. Enfin, le principal inconvénient de cette solution réside dans le cout très élevé du développement d’une nouvelle plateforme web pour l’entreprise. Solution Garnier devra donc, si cette solution est retenue, s’assurer d’entamer les démarches d’appel d’offres pour la mise en place de la plateforme le plus tôt possible, puisqu’il faut prévoir du temps pour l’installation et une période de rodage avant le début des travaux. Recommandations Il convient maintenant d’émettre des recommandations quant à la solution à retenir. Afin d’éclairer la réflexion des membres de la direction, nous proposons un tableau synthèse qui résume les implications des différents scénarios. Scénario 1 Scénario 2 Scénario 3 Scénario 4 Durée des travaux Courte ? ? Longue ? ? Investissements requis Importants ? Peu importants ? ? ? Réorganisation nécessaire Importante ? ? Peu importante ? ? Possibilité de poursuite des activités Oui ? Oui, mais au ralenti ? ? Non ? Image de l’entreprise au sortir des travaux Meilleure qu’avant ? La même qu’avant ? Moins bonne qu’avant ? ? Par ailleurs, nous avons présenté ces scénarios aux directeurs des différents Services ainsi qu’aux chefs d’équipe, qui ont été amenés à se prononcer sur le scénario qu’ils trouvaient le plus intéressant pour l’entreprise. Enfin, nous recommandons à l’entreprise Solution Garnier – Traduction & révision d’opter pour le quatrième scénario parce que, malgré les investissements importants qu’il représente, il permet non seulement à l’entreprise de conserver sa part de marché durant la durée des travaux, mais aussi de réorganiser son mode de fonctionnement pour le rendre plus flexible, innovateur et attrayant pur de futurs employés. C’est sans doute pour cette raison qu’il représente le premier choix de 38% des directeurs de Services et des chefs d’équipe. De plus, il est préférable d’opter pour des travaux plus longs, certes, mais qui n’empêcheront pas aux salariés d’accéder à l’édifice. En effet, cette option a été jugée trop risquée par la grande majorité des personnes sondées. Par ailleurs, des mises à pied enverraient un mauvais message aux clients et aux employés, et entraverait la poursuite des activités de l’entreprise. 2